一、確認(rèn)邀請媒體名單二、打電話給相關(guān)負(fù)責(zé)人，邀請媒體參加，并傳真邀請函。1、來參加活動的媒體，看他們幾點(diǎn)過來，怎樣過來（坐車還是自駕車），過來的當(dāng)天我們會整理一個資料袋，里面包括通稿，禮品，項(xiàng)目信息，簽到，拿紅包的另外簽到并要名片。2、不來參加活動的媒體，看他們是否可以發(fā)通稿，發(fā)的話我們在活動當(dāng)日發(fā)通稿過去，然后他們出稿后，我們要拿回相關(guān)的書或者報(bào)道做留底，并發(fā)300元過去。三、確認(rèn)參加媒體后，要跟進(jìn)，確認(rèn)最后到的媒體人數(shù)，到來的方式，具體負(fù)責(zé)人和電話等。多數(shù)平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天。應(yīng)把新聞發(fā)布的內(nèi)容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結(jié)束，確保媒體次日發(fā)稿。 提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次應(yīng)為： 1、 會議議程 2、 新聞通稿 3、演講發(fā)言稿 4、發(fā)言人的背景資料介紹。（應(yīng)包括頭銜、主要經(jīng)歷、取得成就等） 5、公司宣傳冊 6、產(chǎn)品說明資料。（如果是關(guān)于新產(chǎn)品的新聞發(fā)布的話） 7、 有關(guān)圖片 8、 紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券） 9、 企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)） 10、空白信箋、筆（方便記者記錄） 媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域記者參加，必要時如事件現(xiàn)場氣氛熱烈，應(yīng)關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。 邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發(fā)布會前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝?。?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴(yán)肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。 在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會的時機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時也必須進(jìn)行回絕。