原則上每年集中審批兩次。主辦單位在征求駐外使、領(lǐng)館意見后，于4月底和9月底以前將下年度出國（境）參加國際博覽會、國際經(jīng)貿(mào)展覽會的計劃報送中國貿(mào)促會匯總協(xié)調(diào)；各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市外經(jīng)貿(mào)委（廳、局）以省、區(qū)、市名義舉辦的出國經(jīng)貿(mào)展覽會，報送外經(jīng)貿(mào)部（發(fā)展司）匯總后統(tǒng)一交中國貿(mào)促會協(xié)調(diào)。申請報告應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：主辦單位、承辦單位、辦展名稱、展出時間、地點、內(nèi)容、規(guī)模、參展人數(shù)、可行性方案、經(jīng)費預(yù)算、在外停留天數(shù)、出訪路線等。外經(jīng)貿(mào)部于?月底和12月底之前將預(yù)審?fù)ㄖ獣鷱?fù)給各主辦單位?！　「髦鬓k單位憑預(yù)審?fù)ㄖ獣M(jìn)行招展的準(zhǔn)備工作，并須于開展3個月前將終審材料報外經(jīng)貿(mào)部審批。終審材料包括：參展單位名單、展品大類清冊、經(jīng)費收支、國（境）外協(xié)辦單位情況（背景材料、資信情況、展覽服務(wù)能力）等。外經(jīng)貿(mào)部在材料收到之日起1個月內(nèi)決定是否給予正式批復(fù)?！　　　≈鬓k單位在得到外經(jīng)貿(mào)部正式批復(fù)文件后方可開展對外的實質(zhì)性工作，如發(fā)布辦展信息、承諾或簽訂協(xié)議，以及辦理出國（境）的有關(guān)手續(xù)等。活動計劃一經(jīng)正式批準(zhǔn)，要嚴(yán)格執(zhí)行，不能任意更改，必須報外經(jīng)貿(mào)部批準(zhǔn)。根據(jù)國務(wù)院有關(guān)嚴(yán)禁公費出國旅游的通知精神，出國展團(tuán)人數(shù)及在外停留天數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制，各辦展單位應(yīng)嚴(yán)格按外經(jīng)貿(mào)部正式批復(fù)核準(zhǔn)的人數(shù)和在外停留天數(shù)辦理有關(guān)手續(xù)，不得擅自增加。各主辦單位應(yīng)在展覽結(jié)束后1個月內(nèi)將赴國（境）外參展、辦展活動的總結(jié)報告報送外經(jīng)貿(mào)部，作為下次審批的參考?！　?、 參展手續(xù)：參展單位在收到邀請書后，如有意參展，請認(rèn)真填寫所附的“參展申請表”，蓋章后傳真本司。報名后三天內(nèi)將每個標(biāo)準(zhǔn)展位預(yù)付款人民幣15,000元匯至本公司帳戶?！　?、 展位取消：如在報名后一周內(nèi)要求撤銷展位，預(yù)付款歸還80%。如在報名后兩周內(nèi)要求撤銷展位，預(yù)付款歸還50%.晚于倆周撤銷展位，預(yù)付款將不予退回。因展會攤位有限，攤位將按“參展申請表”及匯款底單傳至我司的先后順序予以確認(rèn)?！　?、 確定展位：本司將按展商要求預(yù)留展位，但保留小幅調(diào)整或者根據(jù)主辦方通知對參展/參會企業(yè)的具體展位做出決定或者進(jìn)行調(diào)整的權(quán)利。展位確認(rèn)后7天內(nèi)，交清所有的展位費用，否則按自行取消參展處理，預(yù)付款不予退還?！　?、 出國手續(xù)：本司下發(fā)參展確認(rèn)書—企業(yè)準(zhǔn)備護(hù)照及相關(guān)材料—本司負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料、協(xié)助辦理簽證手續(xù)及當(dāng)?shù)刭e館預(yù)定和交通（簽證有風(fēng)險，請參展企業(yè)準(zhǔn)備好后備人員）。　　5、 展品發(fā)運須知：各參展單位送展的各類展品及宣傳資料必須于2008年8月10日前準(zhǔn)備完畢。如宣傳資料不是特別多，建議最好隨身攜帶。展覽會結(jié)束后，展品一概不回運?！　?、 請各參展商遵守展覽會的各種規(guī)定。